Kan rådgivning redde Søstrene Lavik Del 1. Bedriftens helsetjeneste.
Hyggelig at du leser dette. Jeg antar at du er nysgjerrig på rådgivning, og jeg håper du vil følge prosessen videre.
Jeg har i samråd med bedriften Søstrene Lavik AS bestemt meg for å lage en reell case om hvordan vi driver bedriftsrådgivning i praksis. Sjekk bedriften her: www.sostrenelavik.no
Vi vil fortelle om våre tanker og idéer rundt praktisk rådgivning.
Hvor skal vi begynne? Det er veldig mye teori knyttet til bedriftsrådgivning. Vi har mye av denne teorien som bakteppe, men vil i liten grad legge frem ulike teoretiske utredninger. Jeg oppfordrer dere til selv å utforske de fagområdene dere finner interessante.
Vi starter med vårt eget ståsted: Vi er opprinnelig et regnskapsbyrå som utfører regnskapstjenester for ulike kunder. Tjenestene består av tradisjonell regnskapsføring, lønn og annet som et tradisjonelt regnskapsbyrå holder på med. Det er sikkert en del regnskapsførere som kjenner seg igjen. Men vi ønsker også å drive med rådgivning til våre kunder. Og akkurat denne tanken vet jeg det er veldig mange andre byråer som har. Jeg vet også at mange byråer sliter med selve konseptet rådgivning. Hva er det egentlig og kan vi ta oss betalt? Også blir det ikke helt avklart.
Man skal også være svært tilbakeholden med å gi råd til noen som ikke har spurt om det. Dette gjelder i livet generelt også. Uansett, la oss se nærmere på begrepet rådgivning. Det er jo egentlig relativt ukomplisert. Det er å gi et råd til noen, og i vårt tilfelle en bedrift. Et råd er jo en anbefaling om at bedriften bør foreta seg noe, i fremtiden. Mer komplisert er det ikke. Hvorfor bedriften bør gjøre akkurat dette må jo være for å oppnå noe. Så kommer spørsmålet om hva bedriften bør oppnå og hvorfor.
Et hovedmål er bedriftens økonomiske motiv, de har erverv som formål. Dette virker kanskje innlysende, men enkelte stiftelser, foreninger og trossamfunn har andre motiver for driften sin. De har ikke erverv som formål. Dersom jeg ikke kjenner bedriftens formål blir det vanskelig å gi råd.
Tilbake til vår bedrift Søstrene Lavik AS. De har helt klart økonomiske motiver for å være aktiv. De ønsker å gå med økonomisk overskudd. Greit å ha dette klarlagt.
Vi har som sagt et ønske om å gi våre kunder økonomisk rådgivning. Vi har utviklet et verktøy vi kaller Bedriftens Helsesjekk. Dette kan sammenlignes med din fastlege. Det anbefales å gå til fastlegen for en årlig kontroll. Du blir gjenstand for en grundig undersøkelse. Ut av denne undersøkelsen kommer en del resultater eller nøkkeltall som forteller noe om tilstanden din. Disse verdiene er bra, noen er superbra mens andre ligger i nedre sjikt. Og da får du ofte råd fra legen om endring. Noen av oss hører på legen og er glad for tipsene, andre ignorerer dem og fortsetter som før. Ved å ignorere virkeligheten velger man også økt risiko for katastrofe. I enkelte tilfeller mener legen du bør henvises til spesialist. Her er det noe som spesialisthelsetjenesten må se nærmere på. Enten er det noe veldig galt, eller de har en mistanke.
Vi gjør det samme. Vi analyserer bedriften. Vi bruker eksterne kilder og egne regnskapstall. Vi avdekker nøkkeltall og oppsummerer tilstanden. Noen ganger må vi også henvise til spesialister. Det kan være advokat, programvareleverandører, revisorer osv. Som oftest henviser vi til vårt egen rådgivningsfirma: Agenda Consulting AS. Ja vi har løftet vår rådgivning fra regnskapsbyrået til eget rådgivningsfirma. Hvorfor? Vi tror det ofte kreves ulik kompetanse innen regnskap og rådgivning. En ikke ubetydelig faktor er også kundens betalingsvilje. Det er et faktum at andre nærliggende bransjer kan ta en høyere pris mot samme kunder. Eksemplene er advokater, revisorer og rådgivere. Her overlater jeg til leseren å fundere på hvorfor.
Erfaringen min er at det er forskjeller på den tradisjonelle regnskapsføreren og en bedriftsrådgiver. Regnskapsføreren er egentlig ikke så opptatt av kundens lønnsomhet, utover det faktum at honoraret uteblir dersom kunden får betalingsproblemer. Regnskapsfører konstaterer ofte hva som har skjedd. De kan si ting som «Du har ikke betalt regningene i tide».
En bedriftsrådgiver bør stille seg spørsmålet: « Hvorfor er ikke regningene betalt i tide?» Og et viktig poeng her er at rådgiveren bør først stille seg selv dette spørsmålet. Det er stor sannsynlighet for at kunden er klar over at regningene ikke er betalt i tide. En regnskapsfører kan godt falle for fristelsen til å informere kunden om at regningene ikke er betalt i tide, og at det må de ikke gjøre. Takk for et fantastisk råd tenker vel kunden da.
Poenget er at man skal være forsiktig med å påpeke problemer uten å ha en løsning. Jeg kjenner en del mennesker som innimellom påpeker et problem. Men når jeg sier jeg er klar over problemet, og jeg ønsker gjerne forslag på løsning blir det ofte stille. Irriterende situasjon.
En annen viktig faktor bedriftsrådgiveren må tenke over er hvor i livssyklusen bedriften er. Er dette en nyetablering eller har vi å gjøre med en moden bedrift. Lønnsomhet (bedriftens helse) kan være påvirket av hvor man er. Fastlegen din vil nok ta din plassering i livssyklusen i betraktning. Det er ikke helt sammenlignbart da det finnes flere eksempler på bedrifter som stadig fornyer seg. Her vil jeg anbefale leseren å skaffe seg meg kompetanse om bedrifters livsløp.
Resultatet av bedritens helsesjekk avdekket flere viktige faktorer for Søstrene Lavik AS.
Den viste at resultatet var negativt tre år på rad. Wow, tre år på rad. Dette høres jo ikke så bra ut.
Litt historie:
I veldig mange år gikk E39 gjennom Lavik sentrum. Men i 2015 kom en ombygging slik at denne viktige ferdselsåren ikke gikk gjennom sentrum. På dette tidspunktet lå det en klassisk bensinstasjon i Lavik som solgte drivstoff, bilrekvisita og varm mat. Bedriften hadde også en maskinvareavdeling som solgte og reparerte hageutstyr og gressklippere osv. Bedriften gitt godt. Etter omleggingen av E39 i 2015 falt omsetningen 40% over natten. Takk til Statens Vegvesen. Dette førte til en konkurs. Nesten halvparten av kundegrunnlaget forsvant over natten.
I kjølvannet av konkursen reiste det seg flere bedrifter med adskilte forretningsområder. Her ble Søstrene Lavik AS født. Bedriften fortsatte med salg av varm mat og bilrekvisita, men ikke drivstoff. CIRCLE K ble en automatstasjon. Søstrene opprettet også et nytt forretningsområde innen salg av klær i butikk og på nett.
Vår bedrift klarte seg fint. Helt til 2020. På ny rammer katastrofen, denne gang i form av en global pandemi. Omsetningen falt med 21%, mens resultatet falt med 139%. Det ser ut som om de ikke klarte å tilpasse de faste kostnadene til den reduserte omsetningen, og kanskje ble ikke vareinnkjøpene redusert tilstrekkelig.
Gjennom bedriftens helsesjekk fikk vi avdekket en rekke områder vi skal jobbe videre med. Et av områdene var betalingsanmerkninger. Dette har resultert i svært lav rating på Proff Forvalt: 5 av 100: Kreditt anbefales i utgangspunktet ikke.
Kan det være at ledelsen ikke er klar over at de får purringer? Neppe. Bør vi formane de om at de må betale i tide? Kanskje, for det bør jo endres. Men hva er årsaken? Det er naturlig å tenke at en bedrift med så svak rating på Proff og mange purringer og inkassovarsler ikke er likvid. Men bedriften har akkurat refinansiert, slik at det er penger på konto.
Da vi så nærmere på saken så vi at økonomisystemet var satt opp slik at regnskapsfører konterer inngående fakturaer og sender de til bedriften for godkjenning. Videre avdekket vi at godkjenninger fra bedriften uteble flere ganger. Og det er penger på konto.
Så da har vi avdekket årsaken til alle purringene og betalingsanmerkningene, men vi har ikke avdekket hvorfor. Etter en kjapp prat med bedriften viser det seg at arbeidsmengden er så stor at de rett og slett ikke har tid til å godkjenne fakturaer tidsnok. Da er vi ved kjernen av problemet og vi kan komme med en løsning. Bedriften må endre arbeidsrutiner slik at godkjenning blir prioritert, eller de kan utvide avtalen med regnskapsfører slik at de betaler på vegne av bedriften.
Regnskapsfører sier det går mye tid til å rydde i purringer og inkassokrav. Helt meningsløs tidsbruk som enkelt kan endres med bedre rutiner og eller endret arbeidsdeling.
Da gyver vi løs på bl.a. dette konkrete problemet og håper bedriftens rating bedrer seg til neste blogginnlegg.
Ta gjerne kontakt dersom du har synspunkter.